Tugas Portofolio Ke-2
A. Pengorganisasian Struktur Organisasi
1.
Pengertian Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat diartikan
sebagai susunan dan hubungan antara bagian dan posisi dalam perusahaan.
Struktur organisasi menjelaskan pembagian aktivitas kerja, serta memperhatikan
hubungan fungsi dan aktivitas sampai batas-batas tertentu. Selain itu, struktur
organisasi memperlihatkan tingkat spsialisasi aktivitas tersebut. Struktur
organisasi juga menjelaskan hirarki dan susunan kewenangan, serta hubungan
pelaporan. Dengan adanya struktur organisasi, maka stabilitas dan komunitas
organisasi bisa tetap bertahan.
Terdapat
empat elemen dalam struktur organisasi;
a. Spesialisasi
aktivitas, mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja diseluruh
organisasi (pembagian kerja) serta penyatuan tugas-tugas tersebut kedalam unit
kerja.
b. Standarisasi
aktivitas, meripakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menuju
kelayakdugaan (predictability) aktivitas-aktivitasnya.
c. Koordinasi
aktvitas, merupakan prosedur dalam memadukan fungsi-fungsi sub-unit organisasi.
d. Besar
unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam suatu kelompok
kerja.
2. Pengorganisasian Sebagai Fungsi Dari
Manajemen
Organisasi sebagai fungsi manajemen
adalah organisasi memberi langkah-langkah kepada manajemen untuk melaksanakan
kegiatan dan fungsi manajemen. Organisasi atau pengorganisasian dapat
dirumuskan sehingga keseluruhan aktivitas manajemen di dalam mengelompokkan
orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab
masing-masing dengan tujuan tercapainya aktifitas-aktifitas manajemen yang
sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu.
fungsi-fungsi
manajemen adalah sebagai berikut:
Forecasting, Planning
termasuk budgeting, Organizing, Staffing atau assembling resources, Directing
atau commanding, Leading, Coordinating, Motivating, Controlling and Reporting.
a. Hubungan
formal
Struktur
Formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian
tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Organisasi formal
harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang
mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.
b. Hubungan
informal
Struktur
Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu
aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada
organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak
sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi
anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan
tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi
informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi
informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya
dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.
3. Contoh Struktur Organisasi Dari
Sebuah Perusahaan
4. Manfaat Struktur fungsional dan
struktur divisional
Struktur fungsional mengelompokkan
karyawan bedasarkan pengetahuan khusus atau sumberdaya khusus, pemasaran,
sumberdaya manusia, operasi, keuangan serta pelatihan dan pengembangaan.
Struktur divisional merupakan struktur dalam sebuah unit yang relatif
otonom atau divisi yang diperintah oleh kantor pusat perusahaan tetapi
masing-masing divisi mempunyai spesialisasi fungsi sendiri-sendiri yang
menyediakan produk atau jasa yang berbeda dari divisi lain.
Manfaat
struktur fungsional
a. Mempergunaka
sumberdaya khusus secara efisien,
b. Supervisi
dapat dilakukan lebihh mudah
c. Mengembangkan
keahliann fungsional,
d. Mudah
memobilisasi ketrampilan khusus,
e. Memelihara
kendali terpusat atas keputusan strategis,
f. Berkaitan
erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah
Manfaat
struktur divisional
a. Perkerjaan
keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat
dipertahankan,
b. Keputusan
lebih cepat
c. Lebih
mudah untuk menilai prestasi kerja
d. Pengembangan
dan strategi dekat dengan lingkungan
e. Memberikan
landasan pelatihan bagi para majer strategis
f. Lebih
terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan
g. Spesialisasi
fungsional masih terpelihara pada masing-masaing divisi
5.
Kerugian Struktur Fungsional dan Struktur Divisional
Kerugian
Struktur Fungsional
a. Keputusan
lambat
b. Sulit
untuk menentukan mana yang harus bertanggungjawab
c. Sulit
untuk menilai prestasi kerja
d. Mendorong
spesialisasi yang sempit
e. Mengandung
potensi yang kuat untuk terjadinya konflik antarfungsi
Kerugian Struktur Divisional
a. Menggunakan
sumberdaya kurang efisien
b. Supervisi
lebih sulit dilakukan,
c. Mengutamakan
tujuan divisi daripada tujuan keseluruhan,
d. Memicu
persaingan yang tidak sehat untuk memperebutkan sumberdaya perusahaan,
e. Ada
potensi kebijakan yang tidak konsisten antaradivisi,
f. Peningkatan
biaya karena duplikasi fungsi,
g. Sulit untuk memelihara citra perusahaan secara
keseluruhan.
1.
Pengertian Actuating Manajemen
Menurut
Sukwaity dkk (2006) actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar
semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan
perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi.
Sedangkan dalam hal ini, George R. Terry
(dalam anonim, 1986) di dalam bukunya yang berjudul “Principles Of Management” mengemukakan bahwa actuating merupakan
usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka
berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran
anggota-anggota perusahaan tersebut, dan oleh karena itu, para anggota tersebut
juga ingin mencapai sasaran-sasaran yang mereka ketahui.
Sedangkan menurut Ricky W. Griffin
mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara
benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwa
Hal senada juga dikatakan oleh
Griffin (2004) bahwa manajemen adalah serangkaian aktifitas (termaksuk perencanaan
dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian)
yang diarahkan pada sumber-sumber daya organisasi ( manusia, finansial, fisik,
dan informasi) dengan maksud untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien
dan efektif.
Dari uraian diatas maka, dapat
disumpulkan bahawa manajemen actuating adalah kelompok yang berusaha untuk
mencapai sasaran sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya
agar tercapai tujuannya efektif dan efesien.
2.
Pentingnya Actuating Manajemen
Dari
seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi
manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian
lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan
fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan
langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal ini, dibutuhkan
kepemimpinan (leadership). Kemampuan
untuk mempengaruhui orang lain agar mau bekerja dengan tulus sehingga pekerjaan
berjalan lancar dan tujuan sangat tercapai. Leadership merupakan salah satu
alat efektif actuating.
3.
Prinsip Actuating dan Manajemen
Prinsip
actuating
Menurut
Kurniawan (dalam Fhazrel, 2009) prinsip-prinsip dalam actuating antara lain:
1.
Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
2.
Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia
3.
Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi
4.
Menghargai hasil yang baik dan sempurna
5.
Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih
6.
Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
7.
Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya
Prinsip
Manajemen
Prinsip
- prinsip umum manajemen menurut Henry Fayol terdiri dari;
1. Disiplin
(Discipline)
Merupakan perasaan taat dan patuh
terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat
dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka
disiplin akan hilang.
2. Kesatuan
perintah (Unity of command)
Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan
harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat
dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung
jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer
lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab
serta pembagian kerja.
3. Kesatuan
pengarahan (Unity of direction)
Dalam melaksanakan tugas-tugas dan
tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan
bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula
terhadap kesatuan perintah.
4. Mengutamakan
kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
Setiap karyawan harus mengabdikan
kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam itu merupakan
suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan lancar
sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
5. Penggajian
pegawai
Gaji atau upah bagi karyawan merupakan
kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran dalam bekerja. Karyawan yang
diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap tugas
dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja.
6. Pemusatan
(Centralization)
Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan
tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak ada orang
yang memegang wewenang tertinggi atau manajer puncak.
7. Hirarki
(tingkatan)
Pembagian
kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan.
8. Ketertiban
(Order)
Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan
merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada orang yang bisa bekerja
dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat
terwujud apabila seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan mempunyai
disiplin yang tinggi.
9. Keadilan
dan kejujuran
Merupakan salah satu syarat untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan
moral karyawan dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan kejujuran harus
ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar.
Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya
untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya.
10. Stabilitas
kondisi karyawan
Dalam setiap kegiatan kestabilan
karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan
lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan
adanya ketertiban dalam kegiatan.
11. Prakarsa
(Inisiative)
Prakarsa timbul dari dalam diri
seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk
mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan
sebaik-beiknya.
12. Semangat
kesatuan dan semangat korps
Setiap karyawan harus memiliki rasa
kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggungan sehingga menimbulkan semangat kerja
sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap karyawan mempunyai
kesadaran bahwa setiap karyawan berarti bagi karyawan lain dan karyawan lain
sangat dibutuhkan oleh dirinya.
4.
Jelaskan Pentingnya Mencapai Actuating Manajemen yang Efektif
Dalam memimpin ada kegiatan direction
(perintah) dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja, serta
pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik
secara struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan
dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan
bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai
dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk
memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan
motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta
memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik.
-Menciptakan
kerjasama yang lebih efisien
-Mengembangkan
kemampuan & keterampilan staf
-Menumbuhkan
rasa memiliki & menyukai pekerjaan
-Mengusahakan suasana lingkungan kerja
yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
-Membuat
organisasi berkembang secara dinamis.
Sumber;
Hasanuddin, Rahman.
(2004). Manajemen fit and proper test. Jakarta: Pustaka Widyautama.
Umar,
Husein. (2007). Business an introduction.
Jakarta: Erlangga.
Suyanto,
M. (2007) Strategic Management Global Most Admired Companies. Yogyakarta: Andi Offset.
Komentar :
Posting Komentar